三条路分别是什么
- 通用工具：面向所有人的对话式工具，什么都能问一点，价格低，上手快。
- 垂类工具：针对某个具体场景做深的产品，比如专门做客服、专门做合同审查。
- 自建：用自己的资料训练或搭建一套系统，只服务自己的业务。
三条路没有绝对好坏，取决于你在什么位置上。
判断维度一：用的频率
一周用一次的事，买贵的工具不划算，用通用工具凑合就行。每天都用五六次的事，工具慢一秒都是成本，值得为效率付钱。
先统计一遍，公司里哪些事是高频重复的。高频清单越长，越该往垂类和自建走。
判断维度二：数据的敏感度
客户名单、身份信息、合同金额、未公开的财务数据，这几类默认不进外部工具。
不是说外部工具一定不安全，而是你无法验证它怎么存、存多久、谁能看到。敏感数据要么不出门，要么必须确认对方的存储与权限机制，并有书面约定。
判断维度三：流程的独特性
如果你们的流程和同行基本一样，垂类工具能用，没必要自建。如果流程是你们的核心竞争力，通用和垂类工具都会把你们往标准流程上拽，这时候自建才值得。
混合是最常见的答案
现实中很少有人只走一条路。更常见的组合是：
- 通用工具用来做零散的文档、文案、翻译。
- 垂类工具用在最成熟的那一两个环节。
- 自建只做那块确实是你们独有的部分。
这个组合的好处是：用最低的成本覆盖大部分需求，只在最关键的地方投入。
算成本不要只算订阅费
工具的真实成本至少包括四项：订阅费、员工学习时间、流程改造的时间、数据迁移的成本。
后三项常常比订阅费高好几倍。一个免费工具如果让人多花两天适应，它比付费工具更贵。
别做的事
- 别一次买三个同类工具让员工自己挑，最后谁都不用。
- 别为了"我们有 AI 了"而上系统，要先有具体的场景和验收标准。
- 别在没有数据准备的情况下上知识库类工具，喂进去的是一堆过期文件，出来的答案也一定是错的。
选工具的本质，是先想清楚要解决哪件事，再去找最省的办法。反过来做，买回来的都是摆设。